Een managementsysteem hebben we om verrassingen te voorkomen. Een belangrijke pijler van het systeem is de naspeurbaarheid, of traceerbaarheid van besluitvorming. Dat komt van pas als zich onverhoopt toch een verrassing voordoet.
Traceerbaarheid is af te leiden uit registraties. Een verslag van een vergadering, een contract of een brief zijn alom bekende registraties. Maar ook een inspectieverslag of een audit verslag zijn registraties van, naar ik mag hopen, waargenomen feiten waarover iets gezegd wordt m.b.t. wel of niet conform de afspraken.
Het nemen van foto's tijdens een inspectie of een audit is tegenwoordig een makkelijk hulpmiddel om de feitelijkheid van de waarneming te laten zien. Immers, een beeld zegt meer dan 1000 woorden is het gezegde en aldus worden de beelden in een powerpoint geplakt en gepresenteerd. Er worden een paar vragen gesteld en ieder gaat zijns weegs. Maar een powerpoint is geen rapport. Het wordt niet gereviewed en voor commentaar rondgestuurd alvorens het wordt gecommuniceerd.
Voor een toezichthouder is een powerpoint een presentatie, een communicatiemiddel, het is geen registratie van waarnemingen met een toetsingskader en een conclusie of e.e.a. voldoet ja of nee.
Om te dienen als verslag of rapport, dient het beeld in de context geplaatst worden, en daar komt het ouderwetse "verslag " weer om de hoek. Waarom gingen we erheen, wat hebben we gezien, wie vertelde het, wat vertelde hij, komt dat overeen met elkaar, wat is het toetsingskader en hebben we bewijs gevonden dat in de geobserveerde situatie aan de eisen kon worden voldaan, en indien niet, wat was er net goed, waarom was het niet goed etc., kortom met een verslag of een rapport kunnen we de betrokken partijen iets uitleggen.
De mate van naspeurbaarheid en de detaillering van de vastlegging is afhankelijk van het afbreukrisico dat we lopen.
De naspeurbaarheid bouwen we als volgt op:
- We verzamelen bewijs dat een doelstelling werd gehaald of juist niet;
- Dat bewijs vatten we samen in een rapport met een kop en een staart en een conclusie;
- Het rapport laten we toetsen op volledigheid en juistheid door debetrokken partijen;
- We stellen een powerpoint van maximaal 10 slides samen met op de laatste slide een verwijzing naar het rapport en de plaats waar het te vinden is op de server of in een archief.
- We laten een presentielijst aftekenen van de personen die de informatieoverdracht hebben bijgewoond.
- Die gaat gescand achter het rapport.
Moeilijker dan dit is het niet, succes.